安徽信息工程学院会议管理办法
（2024年修订版）

第一章  总则

第一条  为健全学校行政管理体系，进一步规范会议的组织和管理，提高会议效率,制定本办法。

第二条  本办法适用于安徽信息工程学院（以下简称学校）职能部门（以下简称部门）负责组织的各类工作会议，不包括学校董事会、监事会、党代会、教代会、学代会及学校承接的各类会议。会议实行分类管理，具体包括：

（一）类型一会议：决策会议。学校行政、党委、纪委组织召开的会议。主要有校长办公会（含扩大会议）、党委会（含扩大会议）、纪委会（含扩大会议）等。

（二）类型二会议：专题会议。由校领导主持或参加，学校有关部门组织召开的工作会议。主要有党建工作、教学工作、科研工作、人才工作、学生工作、招生就业工作、后勤保障、安全工作等各类专题会议。

（三）类型三会议：委员会会议。由学校各类专业委员会组织召开的会议，主要有学术委员会、学位评定委员会、教学委员会等各类经学校审批、正式发文成立的各类专业委员会会议。

（四）类型四会议：跨单位会议。由部门主要负责人主持，参会人员涉及学院或其他部门主要负责人或分管中层参加的跨单位工作协调会、交流会等（一般参会单位超过6个及以上）。

各部门、学院内部会议管理按照《安徽信息工程学院二级学院院务会和职能部门处务会议事规则》执行。除以上四种类型的其他会议可参照本办法执行。

第三条  会议原则

（一）精简。精简会议数量，时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并；能以文件形式或其他通讯平台部署工作的，不再召开会议。

（二）高效。会议召开应确有必要，强调计划性，主题明确，准备充分，有明确的预期效果，能解决实际问题。各类会议按照业务对口原则，只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加。严格控制时间，开短会。会议发言者应开门见山，直奔主题。每周三下午不安排学院参加的会议。

（三）务实。办会厉行简洁务实，严格控制会议规模、规格，严禁官僚主义作风。除特殊需要外，原则上校内各级各类会议不摆花卉、水果，不安排茶歇，不制作席卡，不制作背景喷绘等。

第二章  会议审批、报备

第四条  类型一会议中的校长办公会（含扩大会）、党委会（含扩大会）、纪委会（含扩大会议）按照相应的议事规则执行。

第五条  类型二会议根据会议内容由相应的分管校领导审批。

第六条  类型三会议按照相应的专业委员会议事规则、章程等执行。其中，未建立相应议事规则的委员会召开会议，由相应的委员会主任委员审批。

第七条  类型四会议根据会议内容由部门负责人审批，必要时由分管校领导负责审批。

第八条  各类会议召开原则上应在会议召开周前一周内完成审批，并于每周四下班前报备校长办公室，由校长办公室统筹安排并发布下周会议安排，逾期不报备原则上不予安排会议。根据上级要求或学校工作需要临时召开的紧急会议，另行报批。

会议报备经校长办公室统筹安排后，各承办部门应及时在学校信息门户会议管理系统完成会议室预定。

第三章  会议组织

第九条  按照“谁主办  谁负责”的原则，根据会议的性质、内容，明确会议组织的承办部门。

类型一会议由校长办公室、党委办公室、纪委办公室负责承办。

类型二会议根据会议内容，由相应的部门负责承办。

类型三会议由相应的委员会下设办公室所在部门或负责委员会日常管理工作的部门负责承办。

类型四会议根据会议内容，由相应的部门负责承办。

第十条  会议承办部门具体负责会议的会前、会中和会后工作。

第十一条  会前工作

（一）各类型会议编号规则

1.类型一会议中的校长办公会（含扩大会议）、党委会（含扩大会议）、纪委会（含扩大会议）根据议事规则编号会议通知。

2.类型二党群团类专题会议由党委办公室负责统一编号，编号规则：校党会字〔20XX〕XX号；类型二行政类专题会议由校长办公室负责统一编号，编号规则：校会字〔20XX〕XX号。

3.类型三会议根据相应的委员会议事规则、章程等，由相应的委员会下设办公室所在部门或负责委员会日常管理工作的部门负责统一编号，编号规则：XX委员会字〔20XX〕XX号。使用委员会规范简称。

4.类型四会议由具体承办部门负责统一编号，编号规则如下：办会字〔20XX〕XX号，使用部门规范简称。

（二）会议承办部门在会前至少提前2个工作日以正式邮件发布会议通知，会议通知要明确具体的会议主题、内容及相应的议程安排，以便参会人员做好会议准备。同时通知抄送参会人员所在单位行政秘书、校长办公室，其中，重要、紧急会议，除以正式邮件发布，还应利用电话等通讯方式通知参会人。

（三）承办部门应安排落实会务组织工作，原则上会议材料电子稿与会议通知一并提前发送与会者邮箱，提高会议效率。提前调试好电脑、投影等会议设备，准备好必要的会议物资、会议材料等。

（四）学校重要会议原则上由学校党委宣传部视情况安排新闻采写、拍照、摄像、报道等工作。各类型会议由各承办部门确定会议新闻负责人，合理安排新闻采写、摄像、拍照等工作。

第十二条  会中工作

（一）会议承办部门应做好会议签到工作。过程中对会议召开的时间做好整体管控，除传达性的会议和列席人员外，各类研讨会、交流会，参会者应积极发言，建言献策。

（二）会议承办部门应做好会议过程中的有关服务、协调等工作，安排专人负责会议记录，包括会议录音、必要时保存会议影像等资料。

第十三条  会后工作

（一）会议承办部门应做好会场物品清理、设备关闭等善后工作。

（二）会议承办部门应及时整理会议记录形成会议纪要，一般2个工作日之内，完成履行必要的审批程序并发布纪要。各类会议纪要应编号，编号规则即根据会议通知在“字”前面加“纪”，即校会纪字〔20XX〕XX号，以此类推。

1.类型一会议中校长办公会（含扩大会议）、党委会（含扩大会议）、纪委会（含扩大会议）纪要按照议事规则执行纪要审批程序，审签后发布。

2.类型二会议纪要，根据会议内容，经承办部门负责人审核、分管校领导审签后发布。

3.类型三会议纪要根据相应的委员会议事规则、章程等执行纪要审批程序后发布，由委员会主任审签后发布。

4.类型四会议纪要，根据会议内容，经承办部门负责人审核，必要时经分管校领导审签后发布。

以上所有纪要发布，除涉密纪要，同时抄送校长办公室备案。

（三）会议结束后，根据学校新闻宣传有关规定，及时做好新闻稿件的拟稿、审稿工作，2个工作日之内发布。重大会议或会议取得重大成果的，应编发系列专题报道。

（四）各类会议，由承办部门负责做好相应的会议资料存档工作，一般包括会议通知、签到表、会议材料、会议记录、会议纪要、会议录音（如有）、影像（如有）、新闻稿件（如有）等内容，根据学校档案管理工作有关要求，在规定的时间做好档案整理、移交等工作。

第四章  会议督办

第十四条  为有效推进学校各项重要会议决议事项落地，按照“谁承办  谁督办”原则，各承办部门应安排专人负责对会议决议事项进行督办和落实。

第十五条  类型一会议决议事项由校长办公室、党委办公室、纪委办公室负责督办和落实。类型二、类型三、类型四会议由具体承办部门负责督办和落实。

第十六条  根据《安徽信息工程学院督查督办管理办法》有关规定，校长办公室是学校督查督办工作归口管理单位，各承办部门在督办会议决议事项过程中，需学校协调推进落实事项，在纪要发布后及时向校长办公室报备会议督办事项清单，由校长办公室纳入学校重要会议决策事项督办清单，负责做好协调、支持与服务，推进工作落实。

第十七条  对纳入学校督办事项，由校长办公室根据《安徽信息工程学院督查督办管理办法》有关规定，通过督查督办系统发布督查督办工作任务，启动专项督办。

第十八条  校长办公室根据工作需要，及时关注学校各项重要校级会议情况，围绕学校重点工作、年度组织目标落实、校领导重大关切事项等，主动做好各项决议事项协调支持服务，经研判，校长办公室主要负责人审核、校长审核同意，主动推进重要决议事项落实，纳入学校督办事项。

第十九条  会议决议事项涉及单位应积极主动配合承办部门完成工作推进与落实，各承办部门应及时做好各项协调、支持与服务，及时向承办部门负责人、分管校领导或会议主持人反馈督办结果。

第二十条  非客观原因对会议决议不执行或执行不彻底，根据对工作造成的影响程度对有关情况进行通报。

第五章  会议纪律

第二十一条  各类会议承办部门要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会场组织等环节的管理，防止出现差错。

第二十二条  严肃会议纪律。实行会议签到、请假制度，如参会人员不能及时参加会议，需向会议主持人请假，经批准后报承办部门备案。会议开始后，应将手机调成振动或静音模式，禁止在会场接打电话（因特殊紧急情况，可移动至会场外接听，但要确保不影响会议正常进行）。

第二十三条  严格保密纪律。参会人员严格保密纪律，对事关学校发展的重要、敏感问题，或与会人员的观点、讨论过程等，未经授权或未形成决策、决议前，不得外传。对违反保密规定造成不良影响或后果的，将视情况严重进行追责处理。

第六章  附则

第二十四条  本办法由校长办公室负责解释。

第二十五条  本法自发布之日起施行。原《安徽信息工程学院会议管理办法》（校办字〔2019〕17号）文件同时废止。