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安徽信息工程学院财务报销细则
财务处 2019-10-24

第一条 为加强和规范学校教职工日常报销管理,根据财税部门有关制度,并结合科大讯飞及学校实际情况,制定本办法。

第二条 票据粘贴规范

提交报销单据时,必须将发票单据粘贴规范,具体要求如下:

(一)以左上角及左侧为主,按类别或日期有序粘贴,不得使用大头针、订书针粘连;

(二)对单据进行合理折叠,保持平整有序,并粘贴封面,封面应填写网报单号、报销部门、报销金额、报销人姓名;

(三)未按规范粘贴的单据一律退回不予报销。

第三条 报销规范及要求

(一)交通费(含异地交通费)票据上必须注明时间、金额, 按模版填列并与网报中填写的清单信息一致。具体要求如下:

1.机打交通票时间必须与实际业务发生时间一致;

2.同一报销单据中,不同时间、车次之间,不得出现票据连号;

3.同一报销单据中,同一时间同一车次同值多张票据必须连号;

4.必须上传统一格式电子附件。

(二)因公出差或外出参会,如有直达,原则上应首先选择直达车次,如确需中转或转乘的,应在网报中说明原因,并报上级领导批准,否则一律按直达金额核报。

(三)因参会而报销的差旅费,需附有分管联系校长批准参会的邀请函或培训证明,否则财务处拒绝报销。

(四)业务招待费报销时须提供由分管联系校长批准的纸质《接待审批单》(详见《安徽信息工程学院公务接待管理办法》)、消费清单、支付依据(现金除外),否则,财务处拒绝报销。

(五)物资采购报销

1.零星物资采购:原则上单次采购金额达到人民币 3000元(含)以上的需签订合同或协议,否则,财务有权不予报销。

2.报销固定资产、低值易耗品(非耗材)和金额大于2000元(含)非资产类物资时必须提供物资申请单(纸质或电子)、发票、入(出)库单、调拨单(或验收单)、合同等明细资料。如属于耗材类资产,由报销人和保管人在材料清单或发票背面签字确认同时加盖部门公章,并由保管人登记台帐,以便备查。

(六)论文版面费报销:提供录稿通知和发表的论文截图。论文须注明单位:安徽信息工程学院;报销人须是第一或第二作者;如果是纵向项目资助,则论文结尾或页脚须注明项目的名称和编号。

(七)讲座、评审、劳务费按模版填列并及时报销。

1.外请专家:填写领款单并提供身份证号码及手机号码,单次金额大于800 元(不含)按税法要求代扣代缴个人所得税;

2.校内专家:相关手续报人事处备案,纳入工资统一代扣代缴个人所得税。

(八)教职工因公临时借款(部门备用金除外),原则上应在费用发生之日起 30 日内报销冲账(以网报号为准),逾期不报销,则通知人事处直接从工资中扣除。

(九)报销费用需银行转账时,必须提供对方单位准确的账户信息(包括单位全称、开户银行、账号等),有预留保证金等款项的,必须在网报及单据中注明。

(十)网报OA中须提供必要的电子附件(加盖公章的合同、协议等原件的扫描件或照片),网报提交之后,报销人应及时将原始单据流转至财务处。

(十一)发票填写必须真实有效,按规范填写。单位名称:安徽信息工程学院;纳税人识别号:123400000597095403;金额:大小写必须一致;发票必须加盖开票单位的发票专用章。财政收据:必须使用财政部门统一收据,并加盖收款单位财务专用章或收据专用章。

(十二)所提供发票必须与实际内容一致,不得以其它发票替代报销。如确实需代票的,要求如下:

1.因故需要以其它票据替代的,所用替代发票与实际内容性质保持一致,并在网报中说明具体原因、金额等情况;

2.对因个人票据丢失原因导致的代票情况,按报销金额的九折报销(能提供公安机关证明被盗的除外);

3.不允许使用餐饮业、娱乐业、资产类票据代替其他类报销。

(十三)基建类报销需要提供:合同或协议、发票、工程进度确认单或竣工验收单。

(十四)严禁代报行为,本人费用须本人报销(校领导除外)。本应该属于一次性的报销,不允许拆分报销,一经发现,将取消报销,并上报学校监察审计处查处。

(十五)报销期限:日常费用自发票开具之日起30日内报销,逾期打9折报销。当年的费用必须在12月20日前完成费用提报,逾期不予报销(以网报号为准);每年12月20日至31日发生的费用可以在次年1季度内报销,逾期不予报销。

第四条 各级审批要求

(一)各级审批人对本级审批负责,凡是有审批权限的领导(含主任、处长、院长和校领导等)本人因公发生的费用(例如:独自出差、公务宴请和本人使用的固定资产等),须经上级领导审批。即行政部门和学院主要负责人由分管联系校长审批,副校长和书记由校长审批,校长由相关业务副校长审批。

(二)明确各级审批时限:网报单的审批实行最高四级审批制(详见下表),财务审核时限为2天,但季末、年底,因单据量较大,可适当延长1天。

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(三)各级审批人审批时点,原则上要求各级审批人每天登陆OA系统审批报销单和借款单。

第五条 现金提取

日常费用报销原则上一律转账支付;特殊情况需提取大额现金(大于 5000 元)的必须提前一天向财务处报备。

第六条 本细则由财务处负责解释,自发布之日起执行,原《安徽信息工程学院财务报销细则》(院字〔2017〕2号)文件同时废止。